Styrelsekrönikan mars 2017

av Kati Barklund

En kärleksrelation
Det här blir min sista styrelsekrönika för IFMA Sverige och jag tänkte passa på att dela med mig av min FM-resa. Ni kommer säkert känna igen er i mycket, för vilken resa vi har gjort tillsammans i denna bransch. Denna bransch som varit en av de osynligaste branscherna världen över och fortfarande i mångt och mycket är det, trots att FM-branschen exvs i Sverige faktiskt omsätter nästan 210 miljarder (circa 5 % av Sveriges BNP) enligt senaste FM-rapporten från Almega FM-företagen och IFMA Sverige.

Jag har haft en lång, härlig, utvecklande och fruktsam relation med FM-branschen, men från början visste jag inte ens att det hette FM. På den tiden kallade vi det för Service eller Internservice.

Kärleksrelationen tog sin början redan 1990 när jag under tio års tid hade förmånen att lära mig driva och leda en restaurang-/turist-/konferens-/eventverksamhet och skapa upplevelser i världsklass för gästerna. Det var här jag lärde mig grunderna i service, upplevelser och ledarskap, och jag hade de bästa ledarna som visade vägen och vågade tro på mig.

Efter mina universitetsstudier hade jag tänkt sadla om och bli en av managementkonsulterna på någon av de framgångsrika byråerna. Jag skulle inte längre jobba med service. Nu blev det inte så, utan jag blev headhuntad till Pharmacia år 2001. Visserligen en helt ny bransch för mig, men jag jobbade fortfarande med service och jag ansvarade för ett antal receptioner och konferenscenter i Stockholm och Uppsala.

Rätt snabbt efter att jag börjat på Pharmacia, blev jag indragen i, eller drog jag mig in i, ett stort flytt- och förändringsprojekt. Vi skulle flytta huvudkontoret och samtidigt gå över till kontorslandskap. Så fort jag hörde om flytten åkte jag över till de nya fastigheterna dit huvudkontoret skulle flytta. Efter besöket skrev jag en rapport över det som jag såg behövde göras där för att det skulle fungera på bästa sätt både för medarbetarna och serviceutförarna. Det var allt från utformning till logistik – stort som smått. Det var ingen som hade bett mig göra det, men de som känner mig vet att jag ofta ser och kommer med förbättringsförslag även för de delar som jag inte själv ansvarar för. Jag gillar stora hattar! Det dröjde inte många dagar efter rapporten tills jag blev utsedd till projektledare för flera av projektdelarna så som inredning, teknik etc. Bland de stoltaste ögonblicken jag varit med om var när huvudprojektledaren, som jag också såg upp till, utnämnde mig till bästa projektledaren. Då växte jag flera decimeter.

I samma veva som flytten skulle ske under sommaren 2002 blev alla i internserviceorganisationen på Pharmacia outsourcade till Skanska FM, och det var första gången som jag kom i kontakt med begreppet FM. Men, exakt vad det här med FM var kunde ingen förklara (åtminstone inte så gemene man begrep det..). Det kom att dröja många år innan vi inom branschen verkligen såg skogen som dolde sig bland alla träden.

Det var kärlek vid första ögonkastet med Skanska FM och möjligheterna var enorma. Jag hade hittat hem. Jag inledde som sitechef och ansvarade för leveransen till våra läkemedels- och biotechkunder i Stockholm. Det var allt från receptions- och konferensservice, post- och godsservice, kontorsmaskiner, kontorsmaterial, flytt och inredning, och så hade vi hand om lager och logistik för allt lab-, produktions- och marknadsmaterial. Helt enkelt gott och blandat som det brukar vara i FM-leveranserna, vare sig det handlar om interna eller externa leveranser.

Det kom att bli ett riktigt turn-around-uppdrag för mig på många sätt. En månad efter att vi hade gått över till Skanska FM köpte Pfizer upp Pharmacia och över en natt flyttades delar av verksamheten (samt våra kunder och serviceanvändare) till andra länder och sedan fortsatte neddragningarna i flera år tills det i princip bara var marknadsbolaget kvar i Sverige. Jag hade i uppdrag att höja omsättningen och lönsamheten, behålla och höja nöjdheten hos kunderna och medarbetarna, höja servicenivån och effektivisera verksamheten, och detta trots neddragningarna. Jag tror de flesta inom FM-branschen känner igen sig i detta. Mitt team Hornsberg gjorde ett fantastiskt jobb –- och lyckades med det mesta! Samtidigt hade jag börjat se och adressera förbättringsförslag på och till min nya arbetsgivare, och detta resulterade i att jag fick möjligheten att börja i den då relativt nybildade tjänsteutvecklingsenheten i koncernbolaget på Coor Service Management 2005.

På tjänsteutveckling ansvarade vi för utvecklingen av de för bolaget viktigaste tjänsterna. Jag var tjänsteutvecklare för receptions-, konferens-, post-, gods-, inrednings- och flyttjänster. Det handlade både om kalkylering och anbudstexter i nya större potentiella affärer, och när vi väl tog hem affärerna, så ansvarade vi också för att ta hem de potentialer som vi hade räknat på. Däremellan försökte vi också hinna utveckla själva tjänsterna – koncepten, utförandet, marknadsföringen etc. Vi hade bråda dagar!

Det gick så bra i rollen som tjänsteutvecklare och framför allt i de förändrings- och utvecklingsprojekt samt initiativ som jag drev, att jag efter några år (2008) fick möjlighet att bli en del av vår change-enhet. Till ”change” hade vi anställt vassa managementkonsulter från de där byråerna som jag ursprungligen hade tänkt börja jobba för, och nu blev vi kollegor på ”change”. Jag var en av våra interna managementkonsulter som nu drev förändrings- och utvecklingsinitiativ generellt på Coor. Under den här tiden tog jag också fram och implementerade vår framgångsrika och fortfarande levande och aktuella förbättringsprocess. Det är en av mina FM-babies. Under den här tiden fick jag förresten också min första dotter.

Efter min andra dotter och föräldraledighet fick jag möjligheten att komma tillbaka till tjänsteutvecklingsenheten, men nu som chef för tjänsteutvecklarna inom arbetsplatsområdet. Jag ansvarade också för och drev olika projekt vid sidan av chefskapet, så som exempelvis framtagandet och implementeringen av Coor Green Services, vår för hela servicebranschen fortfarande unika och heltäckande märkning för miljövänliga servicetjänster. Det är en annan av mina FM-babies och något som jag fortfarande är oerhört stolt över.

År 2013 avvecklade vi tjänsteutvecklingsenheten och bildade istället några nya enheter i koncernbolaget. Vi tog samtidigt beslut om att börja jobba mer strategiskt med innovation med uppdraget att Coor skulle uppfattas och upplevas som det mest innovativa bolaget inom branschen. Det kändes ärligt talat inte helt realistiskt när vi tog på oss uppdraget, men wow – vilken utmaning! Systematiskt och strukturerat började vi arbeta med uppdraget och det tog inte lång tid innan vi kunde se resultatet av vårt arbete. Idag upplevs vi inte bara som innovativa i vår egen bransch, men också i jämförelse med bolag i många andra traditionellt mer innovativa branscher. Från att knappt någon kände till FM-branschen, så har FM-branschen till och med gått och blivit sexig! Vi ombeds berätta om vårt innovationsarbete och våra lösningar världen över och detta trots att vi fortfarande i huvudsak är ett nordiskt bolag.

Mitt ansvarsområde har även som innovationsansvarig varit arbetsplatsområdet. Det som jag är extra stolt över är att vi har banat vägen för hela FM-branschen genom att höja FM i värdekedjan. FM ses idag, i mycket större utsträckning än tidigare, som det strategiska verktyg det faktiskt är. Att ändra fokus från att endast handla om kostnadsbesparingar till att leverera större värden i form av attraktivitet, produktivitet och hållbarhet. Idag hjälper vi framgångsrikt våra kunder inom hela arbetsplatsstrategiområdet och inte bara inom FM-området. Vi hjälper våra kunder att skapa smarta arbetsplatser och fastigheter, och därigenom ännu mer framgångsrika medarbetare, organisationer och verksamheter.

För min del har detta också resulterat i inledandet av en ny relation, en relation med Microsoft. Från 1 april kommer jag jobba med Modern Workplace-området på Microsoft och byter då min arbetsplatsvinkel från det fysiska till det digitala. Hela arbetsplatsområdet – den fysiska och digitala arbetsplatsen samt ledarskapet/kulturen – hänger förstås ihop och en smart arbetsplats kräver att alla delarna är utvecklade. Det handlar om helheten men också om långsiktigheten: att se arbetsplatsen som den process den är och fortsätta följa upp, anpassa och utveckla delarna och helheten efter behoven som verksamheten och medarbetarna har. Det är en förändringsresa som aldrig tar slut, och jag tänker förstås inte avsluta min relation till FM-branschen heller, utan tänker låta den leva sida vid sida med min nya relation, och egentligen, i grund och botten, handlar det om samma kärlek och passion – att få människor och organisationer att se, vilja och kunna uppnå sin fulla potential.

Den här förändringen medför också att jag väljer att kliva av från IFMA-styrelsen nu när mitt tvåårsuppdrag tar slut, helt enkelt eftersom jag inte längre kommer att jobba direkt med FM. Vi får en ny styrelse till IFMA på årsmötet i april, med några av de befintliga ledamöterna och några nya. Den nya styrelsen kommer att fortsätta utveckla IFMA så att vi blir ännu bättre på att föra samman, stödja och utveckla FM-branschen i Sverige. Jag kommer däremot att fortsätta i ledningsgruppen för globala WE (Workplace Evolutionaries), som är en del av globala IFMA, och jag kommer också fortsätta leda den svenska WE Hub:en tillsammans med Karin Ståhl. Vi kommer självklart även i fortsättningen samverka mellan IFMA Sverige och WE:Sverige exempelvis vad gäller events.

Avslutningsvis känner jag mig oerhört tacksam, glad och stolt över att ha fått vara en del av Coor, FM-branschen och IFMA-styrelsen, och att ha fått lämna några kärleksbarn och spår efter mig i branschen. Jag är glad och stolt över allt vi åstadkommit tillsammans och jag kommer stolt fortsätta heja, stötta och följa FM-branschens fortsatta resa, utveckling och framgång. Min kärlek till FM-branschen är inte slut. Den kommer med all säkerhet bara fortsätta växa sig starkare, och jag kommer förstås fortsätta som medlem i globala IFMA och IFMA Sverige.

Tusen tack för den här tiden!

Med kärlek,
Kati

P.S Har inte hunnit få nya kontaktuppgifter än, men ni som känner mig vet var jag bor (och ni andra vet det nu) – på Linkedin!.. 😉 See you there! Och vi ses på World Workplace-konferensen i Stockholm 30 maj – 1 juni. Det vill vi inte missa för allt i världen.

Kati Barklund, styrelseledamot IFMA Sverige
kati@ifma.se