Sharp stöder FM under digitaliseringsprocessen

Sharp stöder FM under digitaliseringsprocessen

Våra arbetsplatser är på väg att digitaliseras i en utsträckning vi knappt kunnat ana. FM-avdelningen har en nyckelroll i att tillsammans med IT-avdelningen planera och genomföra arbetet och att finna och implementera rätt redskap för rätt ändamål – allt med målet att skapa effektiva och ändamålsenliga stödfunktioner för organisationens kärnverksamhet. Sharp är en ny bronspartner till IFMA Sverige och företaget erbjuder de FM-ansvariga lösningar inom fyra intressanta affärsområden.

”På Sharp har vi enligt oss själva lyckats utveckla en bra produktportfölj som stöder FM-relaterade funktioner på både små och riktigt stora företag inklusive den offentliga sektorn. Våra fyra viktigaste områden är dokumenthantering med olika digitala lösningar, teknisk utrustning för kommunikation och information, anslutande IT-tjänster för hantering av information samt betalningslösningar för betalningslösningar för detaljhandel, café och restaurang. Alla dessa delar faller inom det arbetsområde som en Facility Manager oftast ansvarar för och Sharp kan ge ett konkret stöd vid digitaliseringen av funktionerna ”, förklarar Josefin Hällback, marknadsansvarig, och Johan Bodén, som storkundsansvarig på Sharp i Stockholm.

”Det vi jobbar med är helheten. Sharp vill vara en bra partner och vara med om att utveckla kundens verksamhet med fungerande tekniska lösningar. Vi har bra referenser inom både kommuner och annan offentlig sektor samt inom det privata näringslivet.”

Papperslöshet innebär säkerhet
”Pappersmängderna i ett modernt kontor minskar i dag utåt, men ökar inåt. Vi jobbar med flöden, att digitalisera och synkronisera dokument av olika typ, av olika typer, fakturor, fraktsedlar, ritningar. Mer och mer av dokumentationen går över till att bli och hanteras digitalt. Programvara från Sharp hjälper kunderna att sortera och skapa ordning bland de digitala dokumenten och exempelvis göra dem sökbara vilket sparar tid.

Johan säger att det stora problemet med utskriftshanteringen är att man skannar och skriver ut dokument i onödan. ”Det viktiga är vad i skickar in i maskinen, inte vad och hur man tar ut något ur den.” Papperslöshet innebär också säkerhet, dokumenten är betydligt säkrare och mer tillgängliga i ett digitalt system.

Konferenslösningar växer snabbt
Teknik och utrustning för information och kommunikation i mötesrum och i öppna ytor är ett segment som växer snabbt. Det viktiga är att kunna koppla samman olika system som alla system ska fungera och ”prata med varandra”.

Allt idag på kontor är en del av ett större informationsflöde. Det kan vara allt ifrån lösningar där du bokar rum, system för att medarbetare ska finna varandra i byggnaden, besökshantering och kommunikation via digitala skärmar istället för traditionella analoga anslagstavlor.

Josefin påpekar att det ur säkerhetssynpunkt är särskilt viktigt att veta hur många och vilka besökare det finns i lokalerna, till exempel vid ett brandlarm. ”Mycket i dag handlar i grund och botten om säkerhet och vi lägger tyngd och vikt vid säkerhetsfrågorna.”

Smarta IT-tjänster effektiviserar arbetsplatsen
FM-verksamheten handlar i dag mycket om att skapa en väl fungerande arbetsplats. Sharp är en komplett systemleverantör av IT-tjänster för det moderna, digitala kontoret med en egen serverhall i Lycksele. Bland de tjänster som erbjuds finns molntjänster, backuplösningar, distansdrift och säkerhetstjänster, som hanterar cyberattacker och andra incidenter, samt underhåll av klientdatorer på distans.

”Vi strävar till att vara en komplett och långsiktig partner. Den unga generationen är redan helt inne i det digitala och ställer andra krav på lösningar och tar mer för givet än tidigare generationer. Utvecklingen idag går snabbt och det är viktigt att vi är innovativa och hela tiden har ett erbjudande anpassat efter marknadens behov.

Betalningssystem utvecklade för den nordiska marknaden
Många Facility managers har ansvar för att driva eller upphandla catering- och måltidstjänster på arbetsplatsen. Josefin berättar att Sharps kassasystem idag är helt PC baserade och fungerar i princip som en dator.

”Vi ser många vinningar och fördelar med att jobba digitalt och PC baserat med kassasystem. Idag jobbar vi med hela betalningslösningar, där allt är kopplat till varandra – och även med molntjänster. För en butik innebär det att man hela tiden, oavsett tid eller plats, kan hålla koll på exempelvis försäljningsstatistik och lagersaldo. Det gör så att butiken får övergripande koll i realtid och kan planera och agera snabbt efter rådande förutsättningar. Exempelvis om det regnar ute, kanske butiken vill kunna ha en kampanj med specialprodukter på paraplyer och regnjackor.”

Också de digitala skyltarna och skärmarna kan kopplas samman med ovan. Caféer och restauranger kan istället för att skriva dagens meny för hand kan man ändra den i realtid vartefter vissa rätter tar slut.

”Den digitala skylten blir dyrare initialt, men sedan är den ett självspelande piano – alla skyltar i huset kan styras på distans! Många kunder inom måltidsservice har insett att skyltarna kan bli en extra inkomstkälla – man kan sälja in andra tjänster och öka informationen om den mat som serveras.”

IFMA ses som ett spännande nätverk
Vad var då orsaken till att Sharp valde att bli partner till IFMA Sverige?
Josefin och Johan säger att man ser IFMA som ett väldigt spännande nätverk av företag och organisationer som man gärna vill komma i kontakt med.

”Vi vill gärna visa medlemmarna vad vi erbjuder i samband med nätverksträffar och seminarier. För vår del hoppas vi att IFMA kan fortsätta att ligga i framkant av utvecklingen av arbetsplatsen och FM-tjänsterna. Vi tror på att man kan utnyttja synergieffekter av en större helhet genom växelverkan inom organisationen.”