IFMA 2019: När aktivitetsbaserat arbete blir en del av vardagen
IFMA 2019: När aktivitetsbaserat arbete blir en del av vardagen
ABW, eller på svenska Aktivitetsbaserade arbetssätt, påverkar sedan introduktionen i början av 2010-talet vardagen för allt fler av oss. Under våren 2019 har IFMA Sverige genomfört en omfattande satsning på seminarier, nätverksträffar och workshops runtom i Sverige kring de erfarenheter som ledning och brukare har av ABW. Det gäller allt från planering och ledning av förändringsprocessen till hur ABW fungerar i praktiken och vilka krav som ställs på lokaler, teknik och chefer samt hur medarbetarna upplever sin situation och vilka erfarenheter som samlats.
Under de senaste åren har ett stort antal ABW-projekt genomförts i Sverige. IFMA har följt med många kontor som förändrat sina arbetsprocesser och såg ett behov av att studera, analysera och redovisa erfarenheter av hur förändringen genomförts och vilka resultat som uppnåtts. Det handlar inte om vilken inredning som används eller vilka material som man valt utan om hur ABW genomförts i olika kontorsmiljöer. Vi har valt att låta både stora och små arbetsplatser berätta om sina erfarenheter och också ordnat evenemang i olika delar av Sverige. Här en sammanfattning av synpunkter från Göteborg, Malmö och Stockholm.
- Processen är ingen rak linje
Vasakronan är ett av Sveriges ledande fastighetsföretag. På kontoret i Göteborg tog omvandlingsprocessen till aktivitetsbaserat arbetssätt 1,5 år. Ramverket sattes först av ledningen och direkt efter det kopplades medarbetarna in genom workshops och andra gemensamma övningar. För att strukturera arbetet tog man också in beteendevetare.
Carolina Wadsten på Vasakronan i Göteborg säger att processen inte är en rak linje utan en snårig tråd fram och tillbaka om man skall bli framgångsrik i arbetet.
”Man stöter på frågeställningar som är förvånande:”
– Om jag sätter mig först och ingen sätter sig vid sidan om?
– Finns jag om jag inte har någon plats?
– Var ska jag säga att jag jobbar om jag tar med mig mina barn till kontoret? Finns i sjön?
På Vasakronan i Göteborg arbetar man aktivt för att medarbetarna inte ska känna sig ensamma. Så har exempelvis alla nya en fadder som ansvarar för att ta med dem på lunch och fika. Det är viktigt att fånga upp att alla är olika och har olika behov.
I Göteborg hade Vasakronan med sig en nyanställd på nätverksträffen för att ge sitt perspektiv om hur det är att komma in som ny i en aktivitetsbaserad miljö. Var sätter man sig andra dagen när chefen inte kommer och möter i dörren?
Ledarskapet centralt för framgång
Vasakronan har jobbat mycket med ledarskapet. Hur påverkas ledarskapet av ABW? Cheferna tyckte det var en krävande omställning och ställde sig många frågor – ”Hur fångar jag upp mina medarbetare, ser att de mår bra, ser att de jobbar?”
Frågan har varit uppe i ledningsgruppen och beteendevetaren har coachat cheferna. Man sätter nu tydliga mål och litar på att medarbetarna gör vad de ska. Medarbetarsamtal hålls varje månad istället för en gång per år. HR-chefen vill ha ögonkontakt med sina medarbetare varje dag. Generellt gäller att cheferna ska göra sig tillgängliga som chef men inte kontrollera, en erfarenhet som delas också av andra chefer som arbetat en tid med ABW.
- Målet är att varje dag skall vara en produktiv dag
Tetra-Pak är ett globalt ledande företag inom förpackningsteknologi med huvudkontor i Lund i Skåne. Monica Trolle är Manager för FM & Workplace Management på bolaget.
”Det är intressant att analysera och utbyta erfarenheter på ett ärligt sätt utifrån att det nu gått flera år sedan de första arbetsplatserna införde ett aktivitetsbaserat arbetssätt. Att bara tala gott om ABW är lätt, men vi behöver också tänka genom i vilka situationer ABW lämpar sig mindre väl och i vilka miljöer man behöver mer yta för individuellt arbete i en lugn och tyst miljö.”
På Tetra Pak tog man de första stegen mot aktivitetsbaserat arbetssätt redan 2012-13. Men, med 4.000 människor på ett ställe med byggnader av olika utformning och med olika tekniska nivå, från 1950-talet till 2019, blir det en utmaning att finna rätt lösningar.
”Varje företag, från de minsta till de allra största, måste ta hänsyn till sina förutsättningar. Det gäller både de fysiska lokalerna och deras begränsningar eller möjligheter, men också organisationens uppbyggnad och funktioner. Det är en utmaning att hitta lösningar som är yteffektiva och fungerar för agila arbetssätt, för teamarbete och för ett antal fasta arbetsplatser – lika viktiga som olika former av collaboration. De digitala detaljerna är väldigt viktiga eftersom de inte får störa i de olika delmiljöerna.”
Människorna avgör om ABW blir en framgång
Monica Trolle arbetar i en global miljö, där hon får se många olika arbetsplatslösningar, hemma i Sverige, i Asien, i andra europeiska länder. Impulserna påverkar givetvis lösningarna för olika arbetsplatser.
”Vi på FM-avdelningen kan hjälpa till med att ordna inredning, IT-utrustning och de andra fysiska förutsättningarna för ABW, men det allra viktigaste är att organisationens management leder processen och ser till att spelreglerna efterföljs. Det är helt avgörande att alla skall vilja arbeta på de nya sätten – vi kommer på Tetra Pak aldrig att gå tillbaka till cellkontor eller ett vanligt öppet kontorslandskap.”
Monica säger att det är viktigt att lyssna på dem som upplever att de inte kan arbeta effektivt i den nya miljön. ”Vi måste eftersträva det allra mest optimala målet, att jag när jag går hem upplever att det varit en produktiv och fin dag!”
Det är mycket viktigt att ledningen tar tag i avarterna i den nya miljön. Man får inte blunda för det som kan förbättras, inte dölja en negativ attityd eller låta bli att ta itu med skadliga beteendemönster. I en aktivitetsbaserad arbetsmiljö måste man arbeta med relationerna som i ett äktenskap, lyfta upp frågor och utmaningar och diskutera dem, utveckla koncepten och förändra. Människorna är nyckeln till att ABW blir en framgång. Det gäller särskilt inom offentlig sektor – vilja till förändring medför högre effektivitet i arbetet, som kan frigöra medel och tid för till exempel bättre vård eller aktivare pedagogik.
- ABW 2.0 är här
Med snart tio års erfarenhet av aktivitetsbaserade arbetssätt har företag och organisationer, FM-företag och konsulter redan hunnit skaffa sig många erfarenheter, som börjar omsättas i generation ABW 2.0, som konkluderar de trender som vi sett växa fram.
På avslutningsseminariet i Stockholm berättade Britt Lindqvist, utvecklingschef på Vasakronan, om processerna som ledde till det första ABW-kontoret 2012 och de slutsatser som man dragit inför generation 2, som skall stå klart 2020.
”I olika länder har vi olika sätt att se på lokaler, från det nordiska synsättet att de är en investering i personalen till det mer tekniskt orienterade internationella perspektivet att lokalerna skall vara ett verktyg för strategisk utveckling. I dag börjar synsätten närma sig varandra genom att vi inför nya arbetsmodeller.”
I dag är skrivbordet sällan den plats där man skapar eller strukturerar sina idéer, de föds någon annanstans. Att dela en arbetsplats är att dela teknik, kunskap, engagemang…
Variation är viktigt, beställ inte 500 likadana skrivbord. Dagens medarbetare föds in i mobilitet, man är digital på riktigt och då handlar det inte om att skanna in arkivet.
Jag vill gå till kontoret!
Vasakronan inledde sin förändringsprocess 2011 genom att skapa en målbild, som visat sig hålla.
”Det går inte att jobba i silos, det går inte att ge order. Ledningen måste vissa tillit, lita på självledarskap. Marknaden är snabbrörlig, den kan inte vänta på en kedja av signaler. Ofta är man inte tillräckligt modig, men tar man steget ut kan man förverkliga positiva värden som hållbarhet, nya samarbetsformer och grupper, ökad effektivitet, att man inspireras av andra och inspirerar dem, kort sagt en positiv puls som gör att man känner att man vill gå till kontoret!”
Medarbetarundersökningarna ger Vasakronan rätt – andelen som anser att det aktivitetsbaserade kontoret fungerar och inspirerar ökade från 79 % år 2013 till 88 % år 2018. Som positivt upplevs nya kontaktytor och mindre hierarki, som negativt saknad teamkänsla och för få arbetsplatser för två personer.
”Det finns två avgörande faktorer, IT-systemet och ledarskapet. Ett bra digitalt kommunikationssystem frigör dig från den fysiska platsen, ett ledarskap med tillit är nödvändig för i en ABW-miljö fungerar inte detaljkontroll. I övrigt är ledarskapet på en aktivitetsbaserad arbetsplats likadant som i vilken modern organisation som helst.”
Bland erfarenheterna finns att den tysta zonen var för stor i början, att vissa arbetsmiljöer är trevliga att titta på men inte fungerade i praktiken, att soffgrupperna i entrén är lågt utnyttjade, att arkivet användes liten utsträckning och att vissa arbetsplatser var ljudstörda men enkelt kunde byggas om för att minska ljudöverföringen mellan zonerna.
Den stora succén har varit restaurangytan med de låga borden, guld värd – nya konstellationer uppstår varje dag.
”Välj inte snabba kaffemaskiner, en liten väntan skapar överraskande mycket interaktion!”
Den medeltida staden är utgångspunkt för ABW
Framtidens arbetsplats skall härbärgera många grupper, från individer till team, från organisationer till nätverk. Den nya utmaningen är nätverk med individer som samtidigt kan arbeta för flera organisationer. Det ställer extremt höga krav på flexibilitet, smidig service, möjlighet att dela resurser och att attrahera talanger för att säkerställa framtidens kompetens. Samtidigt betonas värden som fysisk och psykisk hälsa, en helt ny utmaning för FM-organisationen.
Utgångspunkten för Vasakronans vision om nästa generations ABW-kontor är att förena flera trender, att genom ett eget kontor skapa en gemensam kultur och gemenskap i organisationen, att erbjuda en smart och klar lösning, med ett starkt FM-inslag av tjänster som vi inte ens kan ana i dag och att förbereda för Co-working-lösningar, då det är lätt att ta in extra resurser vid behov.
”Som modell för nästa generations aktivitetsbaserade kontor talar vi om den goda staden, som finns beskriven i ett sjusidigt dokument. I den medeltida staden var piazzan och människan i centrum med socialt umgänge och tjänster och de naturliga kommunikationsvägarna växte fram organiskt. Vi har utgått från feedback från våra egna medarbetare och våra kunder. De nöjda säger ingenting, de missnöjda för fram sina synpunkter. Viktigast är ändå att medarbetarna är engagerade, då trivs de bättre och arbetar mer produktivt.”
ABW fortsätter att fascinera och att väcka känslor
Den seminarieserie som IFMA Sverige genomfört i år har väckt mycket diskussion i samband med varje mötestillfälle. Den fråga som väckt mest känslor är förankringen av ABW hos medarbetarna – det finns en stor skepsis bland många om vad förändringen innebär, när man inte längre har sin egen arbetsplats. Just betoningen av de sociala aspekterna är något som förvånat oss, hur de nyanställda skall komma in i arbetsgemenskapen, hur cheferna skall hantera sitt ledarskap när medarbetarna inte längre fysiskt bildar en naturlig grupp och hur man bygger en teamkänsla när arbetet kan utföras på olika platser och vid tider som ligger utanför normala kontorsrutiner.
IFMA kommer att fortsätta behandla temat ABW sett ur den offentliga sektorns perspektiv och belysa de utmaningar som ställs av strikta ekonomiska ramar och krav på återbruk och andra miljöaspekter.