Paradigmskiften för arbetsplatser – och tack för mej!

April 23, 2020 Ida Lundmark 0 comment

Paradigmskiften för arbetsplatser – och tack för mej!

Karin Ståhl, vice ordförande IFMA Sverige
2020-04-20

En varm aprildag för tre år sedan var det dags för mej att återinträda i IFMA Sveriges styrelse. Nu, på dagen den 24 april, är det tid att lämna mitt uppdrag och styrelseplatsen vidare. Det är inte första, utan andra, perioden av styrelsearbete som jag nu med varm hand ser tas vidare för en fortsatt utveckling av FM-Sverige. När jag tidigare i år aviserade att jag inte ställer upp för omval kändes det som om denna andra period varat betydlig längre än tre år. Lite konstigt, eftersom vi med stigande biologisk ålder brukar säga att tiden går fortare, men helt naturligt med tanke på de gigantiska kliv som FM-branschen tagit såväl nu under 10-talet som under mina hittills 30 år som yrkesverksam inom FM. I kristallkulan kan jag även se hur ”Kontoret Post Covid-19” kommer att växa fram. Något som är oundvikligt att nämna i denna, min ”Tack för mej”-krönika.

COVID-19 OCH IFMA

Fler än jag och IFMA Sverige har ju självklart upplevt de senaste månadernas effekter av Corona och Covid-19 i större eller mindre grad. Ser vi till hur IFMA – såväl nationellt som internationellt – agerat så är det med stolthet jag konstaterar organisationens ansvarstagande och alerthet inför omvärldens svängningar. Aktiviteter har snabbt ställts om till att hållas helt digitalt^[1] och effekter på och stöd för till exempel hemarbete och marknadspåverkan till följd av pandemins utbredning har undersökts och aktualiserats i enkäter^[2] och olika forum för diskussion och utveckling. I situationer så som den vi upplever nu är det viktigt att inte fastna i reaktioner på dåtiden, utan att agera på framtiden. Vi får inte tillåta oss att utveckla och kvarstanna i ett negativt pandemiskt beteende, utan måste kraftsamla för fortsatt innovation och utveckling.

En pandemi som den vi nu upplever kommer helt klart att leda till ett paradigmskifte för FM-branschen och arbetsplatser. Precis som vi trodde oss ha landat i ”det nya normala” som av författaren Peter Hinssen^[3] år 2011 beskrevs som en digital värld i boken ”The New Normal: Explore the limits of the digital world”^[4], inser vi att den landningsbanan bara hade blivit en startbana för nåt ännu nyare. ”Men alltså, det här med paradigmskiften?”, kanske ni tänker nu. ”Vad är det som hittills hänt?” Låt mej friska upp ert minne. Häng med på en exposé.

DE INDUSTRIELLA REVOLUTIONERNA

Först kan vi bottna i de industriella revolutionerna. De må väl om några klassas som allomfattande paradigmskiften. Den första industriella revolutionen^[5] uppstod under mekaniseringen i Storbritannien och pågick under ett knappt århundrade, från mitten av 1700-talet till mitten av 1800-talet. Avskaffande av slaveriet, kan också den eran benämnas.

Den andra industriella revolutionen såg vi i och med elektrifieringen. En period som inföll mellan år 1871 och år 1914. Även förbränningsmotorn med flera innovationer slog igenom under denna tid och vi kom att se industrins vagga utvecklas och befästas, inte minst i Sverige. Det vi har med oss in i FM, och framför allt inom arbetsplatser på kontor, från denna tid är Taylorismens strukturer och att herr Fred W. Taylor^[6] ”himself” gav oss åtta timmars arbetsdag.

Den tredje industriella revolutionen är tjänstesektorns framväxt, med start i 1940-talets USA, ett försteg till det moderna informationssamhället^[7]. Den här perioden gjorde det möjligt att börja knyta ihop världens länder, kunskap och möjligheter började delas och resultatet blev IT-revolutionen.

Den fjärde industriella revolutionen^[8] – eller Industri 4.0 som vi också benämner den – upplever vi här och nu sedan ett decennium. Den leder till utvecklad automatisering, robotisering, sammanlänkad kommunikation och ökad ”smarthet”, hos såväl människor som ting, verkliga och artificiella. Internet of things har vi ju inom FM redan talat om ett tag.

PARADIGMSKIFTEN FÖR ARBETSPLATSER

För arbetsplatser uppstod det första paradigmskiftet inom ramen för den andra industriella revolutionen. Taylorismens påverkan på både kontorens utformning och det strukturerade arbetssättet som infördes lyfte in det löpande bandets princip in i administrationen och ganska snart uppfördes kontorsbyggnader helt influerade av systemet. Det första exemplaret kom att bli Larkin Administration Building^[9] som stod klart i New York år 1906. Den första byggnaden uppförd för att fungera som kontor. Effekterna för kontorsarbete blev enorma som följd av denna utveckling. Från de kontoriserade disponentvillorna i bruksorterna, de kontoriserade paradvåningarna i stan, till storrum med kontorsarbetsplatser – en omställning som fick en omfattande inverkan på och effektivisering av det som kom att kallas kontorsarbete.

Det andra paradigmskiftet kom även det att ske som en effekt av industrialiseringens era. Användning av telefoner kom att påverka hela utformningen av kontorsbyggnader och arbetsplatsernas utformning. Parallellt med att storrummet fortsatte att användas, kunde vissa personer och funktioner placeras i egna eller avskilda rum, för att ytterligare förbättra effektiviteten i arbetsuppgifterna.

De kontorsarbetsplatser vi då har lärt att känna som en blandning av storrum och mindre rum fortsätter under några årtionden att förbättras och förskönas, samtidigt som tjänstesektorn växer fram och samtidigt som det i Japan växer fram en produktionsideologi som kom att kallas The Toyota Way^[10], eller Lean^[11] när den vandrade vidare västerut. Det är faktiskt ofattbart, sett så här i backspegeln att utveckling av tjänster och Lean inte fick någon som helst inverkan på utformning av kontorsbyggnader och arbetssätt på kontor.

Nästa utveckling kom inte förrän i början av 1960-talet när vi från Tyskland fick till oss kontorslandskapet^[12], något som förutspåddes kunna förbättra kommunikation och sänka lokalkostnader. Önskan fanns att skapa stora rumsligheter med en godare arkitektur än de ”trälhav” som karaktäriserat arbetsplatserna under mellankrigstiden. Kontorslandskapet blev verkligen ett paradigmskifte och rörelsen från egna rum till storrum och landskap med egen arbetsplats pågår än idag.

Kontorslandskapet lever vi alltså med fortfarande. Ett försök med flexkontor, ett kontorslandskap med färre arbetsplatser än medarbetare, gjordes av främst IT-bolagen i 1990-talets början och mitt. Ett försök att skapa ännu mer effektivitet i arbetsprocesser och ytterligare kapa lokalkostnader. Fortsatt, märk väl, med fokus på effektivitet och lokaler. För att byta fokus mot produktivitet och människor behövde vi vänta än till 1996, innan det aktivitetsbaserade kontoret så dagens ljus för första gången^[13]. Ankomsten av det aktivitetsbaserade kom att bli det största av paradigmskiften för våra arbetsplatser.

PARADIGMSKIFTEN FÖR ARBETSSÄTT

Så i samma andetag som det aktivitetsbaserade kontoret dagas, så formas det aktivitetsbaserade arbetssättet. Och det kan vi verkligen kalla ett paradigmskifte. Under ett kvartssekel därefter har vi nu utvecklat och format sätt att arbeta som bygger på tillit och förtroende, som bygger på att arbete inte är nåt man går till utan nåt man gör^[14], bygger på att skapa förutsättningar för att de aktiviteter man gör om dagarna – som enskild individ och som grupp – ska få de alla bästa förutsättningarna att utföras. Vi pratar medarbetarupplevelse och upplevd produktivitet.

Trots att jag själv arbetat aktivitetsbaserat sedan 2000 blankt och hjälpt organisationer med detta arbetssätt och stödjande arbetsplatser sedan dess är jag den första att skriva under på att vi fortfarande har mycket kvar att lära och göra. Många teorier om vad aktivitetsbaserat egentligen är florerar fortfarande. Men låt oss ödmjukt inse och förstå att det helt enkelt är ett sätt att arbeta som grundar sej på vad man ska göra om dagarna, och att man ska ha ett bra stöd för just detta.

DET HELT NYA NORMALA

I skrivande stund, i april 2020, står vi således inför nästa enorma paradigmskifte inom både arbetssätt och arbetsplatser. Betänk att vi sedan 10-talets början brottats med att digitalisera arbetsplatser och arbetssätt. Och att vi parallellt infört aktivitetsbaserat arbete. Vi har tränat och lärt. Vi har kämpat till vi fått tekniken att funka och vi hittar i material och system. Vi är uppkopplade och kan arbeta (i princip) var som helst. Så, över en natt, ska vi plötsligt verkställa totalt distansarbete – för ALLA, HELA tiden, och det ska ske HEMMA. Inom några dygn stod det helt klart att de organisationer som redan gjort ovan transformation till digitalt och aktivitetsbaserat klarade distansomställningen så mycket bättre, än de som inte gjort transformationen. Så måhända har vi nu (hemma) fått våra fysiska och digitala arbetsplatser att fungera. Nu gäller det att lägga kraft på den organisatoriska arbetsmiljön på distans, för att värna om och skapa hållbara människor.

Och det måste vi komma ihåg och lära oss av. När det nu är dags att forma det helt nya normala. Ett nytt normalt som omfamnar glädje, produktivitet, hälsa, välmående, klimat och de digitala och de fysiska mötena. Jag kan se det framför mej. Kan du? Den tid jag får till övers nu när jag lämnar mitt uppdrag i IFMA Sverige vidare kommer jag att vika åt denna utvecklingsfråga.

Tack för att du hängde med mej i exposén ända hit. Och du, på återseende i FM-Sverige.