Finns det ett nordiskt perspektiv på hybridarbete?

Hybridarbete var ämnet för många seminarier och diskussioner på Nordic Workplace 2025. En fråga som kom upp är om det finns en speciell nordisk tolkning av hur en hybridarbetsplats skall vara utformad. Tre nordiska experter, Henrik Järleskog från Sodexo, Suvi Nenonen från IFMA Finland och Helsingfors Universitet samt Helle Lohmann Rasmussen från DFM i Danmark, delade med sig av erfarenheter och visioner.

”Framtidens arbetsplatser är inte direkt kopplade till byggnader, verktyg eller organisationernas policydokument utan till samhällsfaktorer. Dessa förändras snabbare än vad kommersiella lokaler kan anpassas. Framtiden är ’distributed work – not remote work’. Vi går med ny teknologi och AI mot en tid då vi säger upp medarbetare samtidigt som vi anställer nya och ökar den sammanlagda produktiviteten.” Så drastiskt uttrycker sig Henrik Järleskog, som bygger sina slutsatser på internationella studier om hur företag organiserat sitt arbete efter pandemin.

”Stora organisationer med fler än 100 anställda, ca 30 % av alla arbetsplatser, ligger på heltid i kontoret med stor andel synkront arbete. Cirka 65 % av organisationerna tillämpar hybridarbete, något som är typiskt för Sverige och Norden. Andelen arbete på plats är högre än andelen distansarbete och majoriteten av arbetet är synkront. Teamsmöten koncentreras till tiden mellan 9 och 17. Bara 5 % av organisationerna kan betraktas som fullt flexibla med asynkrona arbetsmodeller, där det väsentliga är hur man arbetar, inte var. Det handlar ofta om nya företag som växer snabbt och bygger upp en annorlunda företagskultur.”

Vad innebär då dessa modeller för FM? Om arbetet motiveras med frågan Varför? och inte Var? krävs flexibla ytor enligt de anställdas individuella behov. Integrerade teknikplattformar frigör oss från den fysiska arbetsplatsen samtidigt som antalet verktyg minskar eftersom de inte kan tillhandahållas till alla samtidigt. Henrik konstaterar också att ESG, trenden mot hållbarhet inte är reversibel.

”FM behöver utveckla system som gör att ett distribuerat arbetssätt fungerar. Framtidens ledare ersätts inte av AI, men vi får nya, virtuella kollegor. AI frigör tid för annat än rutinuppgifter, till exempel kommunikation med brukare och kunder, system som främjar både excellens och balans i arbetslivet.”

Trög återgång till kontoret

Helle Lohmann Rasmussen säger att det är svårt att få fram exempel på hur de nya trenderna påverkar arbetsplatserna i Norden. ”Vi vet inte hur många företag som försöker tillämpa heltid på kontoret för sina medarbetare. Det handlar närmast om stora företag som vill återgå till full närvaro, men dessa försök stöter på motstånd.”

Suvi Nenonen lanserar begreppet ’multipunktsarbete’ för att förtydliga sammansmältningen mellan hem, kontor och co-workingplatser. ”Samhället erbjuder i dag inga tjänster för dem som arbetar utanför den traditionella kontorsmiljön. Studenter som tillfrågas svarar att de vill ha ett meningsfullt arbete och en flexibel livsstil – de attraheras av offentliga institutioner, som de upplever kan ge dem detta.”

Suvi säger att vi nordbor får energi från naturen. ”Vi bygger hem i naturen och närheten till den ökar välbefinnandet, men genom hybridarbetet finns en risk för att vi isolerar oss från kollegorna. Forskning i Finland visar att vi blir tröttare efter en Teamsdag hemma och att det är lättare att återhämta sig från social trötthet på kontoret än från kognitiv trötthet i vår ensamhet.”

Hon hänvisar också till en svensk studie om hur viktigt det är att arbeta med möjlighet att vistas utomhus, att arbeta i solen och i frisk luft. ”Resultatet är ett ökat välbefinnande – digitala möten både möjliggör detta och förhindrar oss från detta.”

Helle upplever att det skett en förändring i hur arbetet leds i hybridvärlden. ”Vi ser fler skriftliga policies angående hybridarbete. Det är nu den högsta ledningen som fattar besluten om hur arbetet skall organiseras. Tidigare var det mellancheferna som styrde. I Norden har vi mycket fokus på att attrahera och behålla nöjda talanger.”

Vilka är skillnaderna i Norden?

På frågan om de största skillnaderna mellan de nordiska länderna svarar Henrik Järleskog att Norden ligger långt framme i utvecklingen mot nya arbetssätt. ”Vi införde aktivitetsbaserade arbetssätt redan för tjugo år sedan. Här är det normalt med flexibla arbetsformer om man jämför med Mellaneuropa eller ännu mer med Sydeuropa. Nordiska företag är duktiga på att analysera organisationens behov – i USA pekar ledningen med hela handen.”

Helle inflikar att i Norden tror vi på ’Management by Trust’, vi tar till oss nya lösningar bland de första i världen. Suvi instämmer och säger att vi i Norden är redo att utveckla och investera i vår infrastruktur, medan Henrik påpekar att de nordiska länderna ligger efter i AI-utvecklingen. ”Vi använder AI, men vi är inte de som utvecklar lösningarna.”

Sammanfattningsvis tycker panelen att FM-branschen måste lära sig att spela på det nya pianot och erbjuda tjänster för olika arbetsformer.

På frågan om AI eller flexarbete kommer att ha det största inflytandet på arbetet i Norden inom fem år är åsikterna divergerande. Suvi anser att AI kan innebära ett hot mot våra mänskliga egenskaper som t.ex. empati. Helle är mer optimistisk och tror att AI kommer att vara den största förändringen under vår generation genom att eliminera trista och tidsödande rutinuppgifter, vilket minskar behovet av arbetstimmar. Henrik tycker att stora organisationer lägger ner sin tid i huvudsak på organiserat arbete, där AI påverkar bara delvis.

En diskussion pågår också inom FM-branschen om hur en policy för hybridarbete påverkar rekryteringen. Helle tycker att det finns ett par skäl till att medarbetarna skall återvända till kontoret – det danska begreppet ’hygge’ och den sociala interaktionen. Henrik tror att antalet konferenser ökar eftersom människor behöver träffas till exempel för strategimöten. Suvi ser från sin akademiska synvinkel att begrepp som Time Design följer efter Service Design och Space Design – vi får nya sätt att dela information. I Nederländerna erbjuds lediga arbetsplatser till studenter när hybridarbetarna inte är på kontoret.

Sammanfattningsvis tror experterna att vi i Norden är duktiga på att anpassa vårt ledarskap till hybridarbetsplatsen. Henrik säger att mötet vid kaffemaskinen kanske ersätts av AI-styrda algoritmer, som kopplar samman personer med både problem och lösningar. Helle tror att teknologin kan bli en blind fläck och att kontrollsystemen kan upplevas som både påträngande och obehagliga. Anpassningen till nya behov kräver fingertoppskänsla av ledningen och kanske helt nya FM-tjänster med en nordisk profil.

 

Tage Erikson