IFMA Krönika

IFMA Nordic Workplace 2025 – mellan popcorn, perspektiv och puls!

“Vi måste sluta prata om generationer och börja prata om människor.” – Yoy Berg, Breda University

En enkel mening, men också kärnan i Nordic Workplace 2025 som gick av stapeln i veckan. För även i en tid där vi pratar om AI, teknik och data handlar allt i slutänden om människor, om att skapa arbetsplatser där vi trivs, utvecklas och hör ihop.

Om du inte kunde vara med, ta fram popcornen och följ med bakom kulisserna i en krönika om engagemang, insikter och oväntade ögonblick. För dig som var där, fyll på kaffet, luta dig tillbaka och återupplev känslan vi skapade tillsammans!

 

Pre Facility Tour – fyra stopp, fyra världar av kreativitet och kultur

Redan dagen innan konferensen startade fick deltagarna uppleva något extra. Under Nordic Workplace Pre Facility Tour tog vi korta promenader mellan några av Stockholms mest inspirerande arbetsplatser. Fyra inspirerande stopp som alla visade sin egen tolkning av arbetsplatsupplevelse.

Hos Scandic Hotels Downtown Camper möttes vi av en varm, nästan spa-lik atmosfär, ett bevis på hur gästupplevelse och arbetsmiljö kan smälta samman när både fastighet, hard och soft FM står i centrum. Hos Spotify slog kreativ energi emot oss. ”Vibe and tribe” i varje hörn, där kultur är lika viktig som kontorslayout. King bjöd in med färg, lek och storytelling. Miljöer där arbetsglädje och innovation går hand i hand. Hos EY fick vi uppleva hur teknik, människa och rum möts i ett helhetstänk. ”bricks, bytes and behaviours” och hur ledarskapets roll blir central i framtidens arbetsliv.

Fyra olika uttryck, samma insikt: Arbetsplatsen är strategi, inte bara kvadratmeter. Ett varmt tack till alla som öppnade sina dörrar och delade med sig av sin kultur, sina lärdomar och sin energi!

 

Behind the scenes – mellan fjärilar och popcorn

Det började med kaffe och fjärilar i magen. Den där stunden innan dörrarna öppnas, när allt ska klaffa. Presentationer, paneler, tekniken, tiderna och man undrar om allt verkligen kommer att sitta.

Bakom scenen var det full fart. Någon testade mikrofoner, någon bar fram skyltar, någon såg till att kaffet inte tog slut och mitt i allt; en popcornmaskin som snabbt fick flyttas ut i friska luften för att inte trigga brandlarmet. När ett flyg blev försenat, en talare insjuknade och programmet behövde justeras på stående fot, var det ingen som tappade fattningen utan kavlade upp ärmarna.

Ögonblick som fångade essensen av Nordic Workplace: Engagemanget, värmen och den där blandningen av professionalism och improvisation som uppstår när många krafter samverkar mot samma mål.

För det här är inte bara en konferens. Det är ett lagarbete, drivet av hjärta snarare än plikt. Ett lag där alla kliver in med sin tid, sin kunskap och sin vilja att få något större att fungera. Någon täcker upp, någon lugnar nerver, någon skrattar bort stressen och plötsligt uppstår magi och allt faller på plats igen.

 

Konferensen – där idéerna tog fart och teori blev praktik

När konferensen drog igång på At Six dagen därpå var stämningen nästan elektrisk. Över 250 deltagare, ett fullsatt event med väntlista, ett tydligt tecken på att intresset för arbetsplatsutveckling och facility management aldrig varit större och aldrig tidigare har så många spår, frågor och perspektiv mötts samtidigt på NWP.

Från första minuten märktes det: det här skulle inte bli ännu en konferensdag. Det skulle bli en dag fylld av dialog, energi och riktiga insikter. På scenen avlöste presentationer och panelsamtal varandra, och många delade samma röd tråd: modet att tänka om, tänka nytt och tänka mänskligt.

Det var en dag där teknik, underhåll och säkerhet vävdes samman med kultur, ledarskap och trivsel. Där den fysiska miljön och den mänskliga upplevelsen inte längre var två världar, utan delar av samma berättelse.

På stora scenen möttes vision och verklighet i allt från framtidsspaningar om AI och arbetslivets omvandling till hur fastigheter kan bli en strategisk resurs för hållbarhet, hälsa och helhet. Andra talare lyfte vikten av empatiskt ledarskap i hybridtider och hur FM kan bygga psykologisk trygghet och skapa arbetsplatser dit människor faktiskt vill komma, inte bara måste.

Panelerna tog sig an ämnen som framtidens hybridstrategier, säkerhet och beredskap i en föränderlig värld, samt hur offentlig sektor kan använda FM för att driva innovation och samhällsnytta. Upphandling, affärsmodeller och frågan om inhouse, outsourcing eller hybridlösningar väckte frågor. Insikterna om hur FM allt oftare rör sig från operativ drift till strategisk kärnverksamhet väckte engagemang.

Yoy Berg påminde oss om att framtiden inte tillhör den som vet mest, utan den som vågar börja. Christina Stielli fick oss att både skratta och reflektera när hon sa att gnäll aldrig byggt några arbetsplatser, men glädje däremot kan förändra allt. Matt Tucker satte ord på att Facility Management inte längre handlar om byggnader, utan om människor, upplevelser och värdeskapande.

Mellan presentationerna fortsatte samtalen i högt tempo. I samarbetszonen vid rundaborden diskuterades framtidens lokalvård och hur digitalisering kan användas som investering, inte kostnad. Andra grupper fokuserade på upphandling, samverkan och hur leverantör, kund och utförare kan driva innovation tillsammans. Det fördes samtal om hur vi rustar FM för nya krav på analys, storytelling och kommunikation, där data och empati behöver mötas för att skapa verklig påverkan och FM studenter förde en dialog med några våra keynote speakers.

 

Oasen – stillhet mitt i pulsen

Mitt i konferensens tempo fanns också plats för eftertanke. I Oasen, ett biofilt rum inrett av våra partners enligt naturens principer bjöds deltagarna in till reflektion, samtal och återhämtning.

Här möttes AI och människa i stillhet och nyfikenhet. Sex personer runt ett bord, mjukt ljus, subtila ljud. Ingen som ägde rummet, inga färdiga svar, bara utrymme att tänka högt tillsammans. “AI gjorde oss inte smartare var för sig – men klokare tillsammans,” sa någon efteråt.

Det blev en symbol för hela Nordic Workplace 2025: att teknik, kultur och mänsklig närvaro inte konkurrerar; de kompletterar varandra!

 

Step into the Office – framtiden som upplevelse

I utställningen Step into the Office skapades en miljö där deltagarna bokstavligen kunde kliva in i framtidens kontor. Biofil design, återbruk, cirkularitet och teknik vävdes samman till en helhet som gick att uppleva, inte bara se. En påminnelse om att framtidens arbetsplats inte bara planeras. Den känns. Den doftar. Den lever.

 

Priser och puls

Under eftermiddagen delades också IFMA Sveriges utmärkelser ut. Innovationspriset 2025 gick till Laiout, som med hjälp av AI visar hur arbetsplatsplanering kan gå från månader till minuter, ett genombrott i hur vi formar hållbara, effektiva och mänskliga miljöer. Årets uppsatspris tilldelades en student från Affärshögskolan i Malmö, för ett examensarbete som kombinerar strategi, hållbarhet och språkglädje, och visar hur teori kan bli konkret nytta för hela branschen.

 

Takeaways och framtidsblick

När dagen gick mot sitt slut började lamporna tona ner, men samtalen fortsatte. Sorlet blandades med skratt, möten mellan nya och gamla kollegor och en gemensam känsla av “vi gjorde det tillsammans” växte bland oss arrangörer.

Dagen hade gjort det tydligt att framtidens arbetsplats inte är en vision i fjärran, den händer här och nu. Att arbetsglädje börjar med oss själva. Att FM är inte längre stödet i kulissen, utan kraften som håller scenen uppe och kanske handlar ledarskap idag om att skapa ramar som rymmer hela människan, inte bara medarbetaren. För som en av forskarna påminde oss, arbete är bara en del av vår identitet. Vi växlar mellan många roller, kollega, ledare, vän, förälder och ofta under samma dag. När livet får plats på jobbet växer både mening och resultat.

Så stort tack! Till alla som bidrog, deltog, delade och bar. Till partners, studenter, sponsorer, medlemmar och kollegor i styrelsen som får det att hända, ofta bakom kulisserna, långt innan dörrarna öppnas. Till studenten som snabbt flyttade ut popcornmaskinen innan brandlarmet hann reagera. För ibland är det just där, i de små handlingarna, som den stora värmen bor.

Popcornen svalnade, men engagemanget fortsätter att poppa. Vi ses på Nordic Workplace 2026 med nya insikter, nya möten och samma glöd.

Hanna Hagberg IFMA Sverige Styrelseledamot