IFMA Krönika

Har vi fastnat i fel diskussion om ”kontorsarbete”?

Hybridmodeller, kontorsdagar och policyer diskuteras flitigt. Men så länge vi inte börjar i arbetet, i vad som faktiskt skapar värde, riskerar vi att fokusera på helt fel saker.

Ofta när jag arbetar med dessa frågor i marknaden så börjar jag med en enkel, men i grunden ganska obekväm fråga:

”Vad är syftet med kontoret?”

För några år sedan hade den frågan sannolikt mötts av förvånade blickar. Kontoret var arbetet. Punkt.

Idag vet vi att det inte längre är så enkelt.

Vi befinner oss mitt i en förflyttning där kontorsarbete inte längre är knutet till en plats, utan sker över ett ekosystem av miljöer, teknologier och sammanhang. Det är just därför som frågan om kontorets syfte blivit så central.

 

Det vi vet och det som fortfarande skaver

Tittar vi på forskning och insikter kring arbetsplatsen ser vi tydliga mönster. Förväntningarna på flexibilitet, teknologi och upplevelse har ökat. Samtidigt är social tillhörighet och samarbete fortsatt starka drivkrafter för att faktiskt ta sig till kontoret. Organisationer som investerar i medarbetarupplevelse ser dessutom förbättringar i både engagemang och prestation.

Men trots detta finns det något som fortfarande skaver.

Många organisationer fastnar i diskussioner kring antal dagar på kontoret, policys och riktlinjer, snarare än att ställa de mer grundläggande frågorna. Diskussionen blir konkret, mätbar och enkel att kommunicera, men ofta också något förenklad.

 

En enkel, men avgörande utgångspunkt

Min erfarenhet är att vi ofta glömmer det mest centrala: Det är arbetet och det värde vi ska skapa som måste styra hur vi designar arbetssätt och arbetsplatser. När vi gör tvärtom optimerar vi för närvaro, inte för effekt.

Det innebär att vi behöver börja i vad vi faktiskt försöker uppnå, vilka aktiviteter som skapar värde och när vi behöver fokus respektive samspel. Först därefter blir det relevant att prata om hybridmodeller eller kontorsnärvaro.

 

Fyra grundaktiviteter ger en mer konkret lins

Ett sätt att göra detta mer konkret är att utgå från fyra grundaktiviteter som krävs för hållbar produktivitet, oavsett var vi arbetar: koordinering, samarbete, fokus och återhämtning. Det intressanta är inte bara att dessa aktiviteter behövs, utan att de har helt olika funktioner.

Koordinering innebär att skapa tydlighet, struktur och rytm, ofta för en grupp individer. Samarbete kräver energi, samskapande och ibland fysisk närhet, men kan också fungera hybridt med rätt stöd. Fokus kräver skydd från avbrott och miljöer som faktiskt möjliggör koncentration. Sist men inte minst, kontinuerlig återhämtning kräver utrymme, pauser och gränser, inte bara lördag och söndag eller semestern som ventil. Det här skiftar perspektivet ganska tydligt. Vi går från att prata om var vi sitter till att förstå vad vi gör.

 

Vi är inte “hybrida” människor utan vi har hybrida roller

Det här hänger också ihop med hur vi ser på roller. I praktiken växlar en och samma person konstant mellan olika “hattar” under en arbetsdag (och givetvis i livet generellt även utanför jobbet) från analytiker och samarbetspartner till relationsbyggare, lärande individ och ibland ledare eller coach , eller på hemmaplan som vän, dotter, son eller kanske som förälder.

Kopplar vi detta till de fyra grundaktiviteterna blir det ännu tydligare. Analytikern behöver fokus. Ledarskap och team kräver koordinering. Och för att orka allt detta behövs återhämtning.

Det är missvisande att tala om människor som “hybrida”. Det som är hybritt är kraven i våra roller, våra aktiviteter och våra behov under dagen. Det är en viktig nyans. För om vi designar utifrån människor eller dagar, snarare än aktiviteter och behov, finns en risk att vi optimerar fel saker.

 

Kontoret har inte en roll, utan flera

När vi tar det här perspektivet blir det också tydligt att kontoret inte kan definieras på ett och samma sätt för alla organisationer. Ibland gäller detta även inom en och samma organisation, delar av organisationen kan behöva vitt olika syften med kontoret.

För vissa är det ett ankare, en central plats för verksamheten. För andra en magnet, som drar människor samman kring kultur och lärande. I vissa fall fungerar det främst som en ”connector”, en plats för samarbete. Såväl som i allt fler fall är det en del av ett nätverk av platser, där kontoret bara är en nod bland flera.

Det avgörande är inte vilken modell man väljer, utan att den stödjer de aktiviteter som faktiskt skapar värde för varje unik organisation och möjliggör att organisationens medarbetare kan bidra till att uppnå organisationens strategiska affärsmål. Om den inte gör det spelar det mindre roll hur genomarbetad modellen eller policyn ser ut på papperet.

 

Från närvaro till värde

Frågan “Hur många dagar ska vi vara på kontoret?” är enkel att ställa och relativt enkel att svara på, men kanske inte särskilt relevant. De mer intressanta frågorna är snarare när kontoret skapar värde, för vilka aktiviteter det är överlägset och hur vi designar så att människor faktiskt vill vara där, inte bara måste.

 

Helheten vi inte får tappa bort

En annan reflektion är hur ofta detta fortfarande hanteras i silos. Kontoret diskuteras separat, tekniken separat och kulturen och ledarskapet i ett tredje forum. Men i praktiken hänger allt ihop. Den fysiska miljön, teknologin och hur vi faktiskt arbetar samspelar och förstärker eller motverkar varandra. Det är i det samspelet som utfallet avgörs.

 

Och så var det AI

Det går inte längre att tala om arbetsplatsens framtid utan att tala om AI. För AI påverkar den här diskussionen på två sätt samtidigt.

Först, som möjliggörare ger den oss helt nya förutsättningar att förstå hur arbete faktiskt sker. Vi kan se vilka mönster som driver produktivitet, hur samarbete ser ut i praktiken och vad människor faktiskt behöver, snarare än vad vi tror. Det flyttar oss från magkänsla till mer datadrivna beslut.

För det andra, så är det minst lika viktigt att förstå att AI förändrar själva arbetet. Vi ser redan hur skrivande ersätts eller kompletteras av dialog, hur dokument blir mer dynamiska och hur arbete blir mer kontinuerligt och mindre statiskt. Det innebär att de aktiviteter vi idag designar arbetsplatsen för inte kommer att vara konstanta.

Arbetsplatsen är inte längre en statisk lösning, utan något som behöver utvecklas i takt med hur arbetet förändras.

 

En sista personlig reflektion och en uppmaning inför sommaren

Kanske är det här egentligen inte en fråga om kontor. Utan om hur vi vill arbeta framåt. Sommaren ger ett tillfälle att stanna upp och lyfta blicken från det operativa.

Jag skulle därför vilja skicka med några frågor att reflektera kring:

• Vad är egentligen viktigt för den organisation du är en del av?
• Vilket arbete är det som faktiskt skapar värde hos er?
• Vilka förutsättningar krävs för att det arbetet ska fungera som bäst?
• Hur kan ni ta ett mer strategiskt perspektiv på detta innan ni landar i konkreta lösningar?

Först när vi börjar där kan vi skapa något som håller över tid. Inte ännu en policy. Utan ett arbetssätt som faktiskt fungerar.

Jessica Schmidt