IFMA Krönika

När samma svar inte passar alla

FM-branschens kanske största utmaning är inte förändringstakten. Det är bredden i den verklighet vi ska klara av att skapa värde i.

Det blev tydligt för mig under IFMA Sveriges strategidagar.

Vi pratade AI, data och intelligenta fastigheter. Kompetensskifte, resiliens, hälsa, hållbarhet, workplace experience och nya affärsmodeller. Vi pratade om FM:s fortsatta förflyttning från operativ leverans till en mer strategisk roll i verksamheten.

Det är lätt att känna att man ska vara expert på allt, samtidigt.

Men det jag framför allt fastnade för var egentligen något annat. Inte bara bredden i frågorna, utan spännvidden i den verklighet där allt detta ska fungera.

 

Ett ganska hisnande spann

I vissa verksamheter finns fortfarande stor potential i ganska traditionell effektivisering. Lokaler, funktioner och gemensamma resurser kan användas bättre och kraven på att få mer nytta av varje krona ökar. Det ser vi inte minst inom delar av offentlig sektor.

Samtidigt finns verksamheter, inte minst inom det privata, där man under lång tid har skruvat, optimerat och effektiviserat, och sedan skruvat lite till. Där nästa fråga kanske inte är hur ytterligare en procent ska sparas, utan vad som händer när man skruvat så hårt att effektiviteten börjar påverka kvaliteten, människan eller organisationens förmåga att stå emot nästa störning.

Det är ett ganska hisnande spann.

Däremellan finns förstås allt. Olika branscher, affärslogiker, mognadsgrader och förutsättningar. Det som är vardag i en organisation kan fortfarande vara en framtidsspaning i en annan.

Mitt i den här spännvidden ska FM skapa värde.

Kanske är det därför jag tycker att några av vår tids mest använda begrepp förtjänar lite mer eftertanke. Ta effektivitet. Det kan betyda att sänka en kostnad, men också att dela ytor och funktioner, arbeta mer cirkulärt, minska energianvändningen eller helt enkelt få större nytta av de resurser vi redan har.

Samtidigt lever vi i en tid där organisationer förväntas bygga större motståndskraft. Där blir det intressant. Beredskap kostar. Redundans kostar. Säkerhet kostar. Det mest slimmade systemet är inte nödvändigtvis det mest robusta, och det som ser mest kostnadseffektivt ut i ett kalkylblad idag kan bli väldigt dyrt den dagen omvärlden inte beter sig som vi räknat med.

Kanske behöver vi därför bli bättre på att hålla flera perspektiv i huvudet samtidigt. Inte effektivitet eller resiliens. Inte kostnad eller kvalitet. Inte teknik eller människa.

Ofta behöver vi klara både och.

 

Teknik kan skala information. Relationer skapar förståelse.

AI är ett bra exempel. Information som tidigare krävde mycket tid, konsulter och rapporter blir alltmer tillgänglig. Beställare kan bygga egen data och intelligens, vilket också förändrar vad leverantörer och rådgivare behöver tillföra.

Värdet flyttas från att ha informationen till att förstå vad den betyder. Från att bara leverera en tjänst till att förstå verksamheten som tjänsten ska skapa värde för.

Kanske är det just därför jag så ofta landar i relationerna.

För mig handlar FM i grunden om relationer. Mellan människor, mellan behov och lösningar, mellan förväntan och verklighet. Teknik och system är viktiga verktyg, men de är just verktyg. De löser inte allt om relationerna runt omkring inte fungerar.

Ibland tror jag att vi underskattar hur mycket vardagsdialogen betyder. Det där korta samtalet. Frågan som ställs en gång till för att verkligen förstå. Att våga säga ”jag vet inte än” i stället för att leverera ett snabbt svar.

Relationsbaserade partnerskap kan lätt låta som ännu ett branschbegrepp. Men när det fungerar märks skillnaden. När beställare, leverantörer och rådgivare förstår mer av varandras verklighet händer något med både samtalet och lösningarna.

Kanske är just förståelse en av de viktigaste kompetenserna i en bransch med den spännvidd som FM faktiskt har.

Det gäller också arbetsplatsen. Debatten vill gärna ge oss enkla svar även där. Tillbaka till kontoret eller arbeta varifrån du vill? Fem dagar eller hybrid? Kontoret behövs eller kontoret är dött?

Men det beror förstås på verksamheten. Människorna. Kulturen. Uppgiften. Platsen. Affärsmålen.

Det betyder inte att vi saknar riktning. Det betyder att verkligheten är komplex. Kanske behöver vi bli bättre på att stå kvar i den komplexiteten i stället för att hela tiden försöka förenkla bort den.

Det för mig tillbaka till varför en branschorganisation som IFMA behövs.

Om vår bransch rymmer så olika verkligheter behöver vi platser där de faktiskt kan mötas. Där beställare, leverantörer och rådgivare kan dela erfarenheter, utmana varandras perspektiv och ibland upptäcka att någon annans fråga kan hjälpa oss att förstå vår egen.

 

Från spaning till handling

Under strategidagarna gick vi därför från framtidsspaningar till den fråga som egentligen betyder något:

Vad ska vi göra med dem?

Vi pratade om mentorskap och kompetensutveckling, mindre nätverk och peer groups, oberoende kunskap och nya möjligheter för fler att bidra. Olika idéer, men med en gemensam nämnare, att skapa fler möjligheter för kunskap, erfarenheter och människor att mötas.

Mitt i allt detta väcktes en fråga som jag tycker är större än IFMA självt:

Hur kan vår samlade kompetens faktiskt bidra till ett bättre Sverige?

För FM berör långt mer än fastigheter. Vi påverkar miljöer där människor ska kunna arbeta längre och samtidigt må bra. Vi påverkar resursanvändning, energiförbrukning och beredskap. Vi påverkar möjligheten för verksamheter att fungera, människor att mötas och organisationer att förändras.

Det ger vår bransch ett ansvar, men också en möjlighet.

Snart möts många av de här perspektiven igen på Nordic Workplace. Men strategidagar, konferenser och nätverk skapar förstås inget värde bara genom att människor befinner sig i samma rum.

Värdet uppstår i vad vi gör med kunskapen och relationerna efteråt.

När våra strategidagar avslutades hade vi fått en ännu större förståelse för varandras områden och perspektiv. Det blev också tydligare hur våra olika erfarenheter och kompetenser hänger ihop, och hur någon annans perspektiv faktiskt kan hjälpa oss i det vi själva försöker åstadkomma.

Jag tror att det säger något även om FM-branschen i stort.

Vi behöver inte bli mer lika. Men vi behöver bli bättre på att förstå bredden och varandra.

För kanske är framtidens viktigaste FM-kompetens inte att alltid ha svaret. Kanske är det förmågan att förstå vilken fråga som behöver ställas, i just den verksamhet, för just de människor och i just den verklighet vi har framför oss.

Ibland är faktiskt det mest professionella första svaret:

Det beror på.