IFMA Krönika

Den ineffektiva organisationen

Jobbar du en organisation som är mötesstyrd och där en stor del av din arbetstid upptas av mer eller mindre produktiva möten? Jag har funderat en ganska lång tid på hur framförallt hur våra chefer använder sin arbetstid och varför de sitter så mycket i möten. Nu må mitt minne blivit sämre med en stigande ålder men jag skulle tro att tidsåtgången för möten har ökat de senaste åren och kanske framförallt efter att vi vant oss att jobba hemma sedan covidtiden. Många ”kunskapsarbetare” lägger idag 15-25% av sin arbetstid på möten medan chefer kan lägga det dubbla eller ännu mer av sin tid på möten. Under pandemin ökade antalet bokade möten markant medan de spontana samtalen minskade kraftigt. Det finns tecken på att mötestiden minskat igen efter toppnivåerna 2021 men den ligger fortfarande över nivåerna före covid. Det arbete som tidigare skedde informellt har ersatts av mer formella möten.

Tycker du att möten är att definiera som arbete eller är det tiden mellan möten som är riktigt arbete? Som en introvert individ är jag anhängare av det individuella arbetet och upplever många möten som dränerande och ganska bortkastad tid. Min vän ChatGPT säger att det finns studier som visar att mellan 30-50% av möten upplevs som ineffektiva eller onödiga. Förutom att vi deltar på fler möten är dessa oftast utspridda över dagen vilket för min del innebär att det blir sällan några längre stunder då jag kan sitta med fokuserat arbete under ordinarie arbetstid. Jag brukar säga att före 08 och efter 17 är min mesta produktiva tid på dagen men då förväntas jag inte jobba…

Vad kan man då göra för att minska mötestiden? Jag har hört talas om en organisation som inte bokade in några möten före kl. 09 eller efter kl. 15. Detta var primärt kopplat till lämning och hämtning på dagis. Andra företag har försökt införa en mötesfri dag. Som vanligt tror jag man få börja i den egna arbetsgruppen och inte invänta direktiv från HR eller ledningen. Vi får själva visa modet att bryta mötestrenden och våga ifrågasätta vårt arbetssätt.

Några vanliga tips för att minska mötestiden och skapa ett större mötesvärde är: 1) tacka nej till möten där du känner att du inte bidrar 2) delta inte på några möten utan mötesagenda 3) minska mötestiden 4) bjud in färre och ”rätt” mötesdeltagare 5) skapa mötesfria dagar eller mötesfria block 6) använd alternativa sätt för informationsspridning 7) ifrågasätt mötesfrekvensen 8) slå ihop (fysiska) möten

Jag finner det inte orimligt att vi skulle kunna minska mötestiden med minst 20% vilket skulle motsvara cirka minst 2 timmar i veckan för medarbetarna och det dubbla för cheferna.

Vad skulle hända på din arbetsplats om ni bestämde er för en mötesfri vecka?

Om du har några effektiva tips på hur ni gjort på din arbetsplats för att minska mötestiden får du gärna maila in dessa till info@ifma.se så kan vi publicera dessa i våra informationskanaler.

Bästa hälsningar,

Micke